Los cargos administrativos son los puestos que organizan el papeleo, la información y los recursos de una empresa para que el resto pueda trabajar: desde el auxiliar administrativo y el recepcionista hasta el administrativo contable, el asistente de dirección, el office manager o el director administrativo. Cambian en responsabilidad, formación exigida y nivel de decisión.
Abajo tienes la lista ordenada por nivel, qué hace cada puesto y qué formación oficial suele pedirse.
¿Qué son los cargos administrativos?
Son los puestos dedicados a la gestión interna de una organización: documentación, facturación, cobros y pagos, personal, archivo, agenda, atención a clientes y proveedores, y coordinación de oficinas. Existen en cualquier sector, desde una gestoría de tres personas hasta un hospital o un ayuntamiento.
Se pueden agrupar en tres niveles:
- Apoyo: tareas de ejecución diaria, con supervisión.
- Técnicos o especialistas: llevan un área concreta (contabilidad, nóminas, compras) con autonomía.
- Responsables y dirección: coordinan equipos, toman decisiones y responden de los resultados del área.
Lista de cargos administrativos de una empresa y sus funciones
Puestos de apoyo administrativo
| Cargo | Qué hace |
|---|---|
| Auxiliar administrativo | Archivo, registro de documentos, introducción de datos, correo, atención telefónica, apoyo a otros puestos. |
| Recepcionista | Atiende a visitas y llamadas, gestiona la centralita, el correo postal y las salas. A menudo suma tareas administrativas. |
| Grabador de datos | Introduce y revisa datos en sistemas y bases de datos: pedidos, facturas, expedientes. |
| Administrativo | Facturación, presupuestos, pedidos, control de cobros y pagos, documentación de clientes y proveedores. |
| Administrativo comercial | Da soporte al equipo de ventas: ofertas, pedidos, seguimiento de clientes en el CRM, incidencias de entregas. |
| Administrativo de obra | En construcción: contratos y facturas de subcontratas, partes de trabajo, documentación de prevención de riesgos laborales. |
Puestos técnicos y especializados
| Cargo | Qué hace |
|---|---|
| Administrativo contable | Registra asientos, concilia bancos, prepara impuestos y cierres con la gestoría o el responsable financiero. Ver ejemplo de CV de administrativo contable. |
| Técnico de nóminas o de administración de personal | Altas y bajas en la Seguridad Social, contratos, nóminas, control de vacaciones y bajas. Relacionado con Recursos Humanos. |
| Técnico de compras | Pide presupuestos, negocia con proveedores, controla pedidos y plazos. |
| Secretario o secretaria de dirección / asistente ejecutivo | Agenda, viajes, reuniones, actas, documentación confidencial y filtro de comunicaciones de la dirección. |
| Secretario jurídico | En despachos y asesorías: escritos, plazos procesales, expedientes y trato con juzgados y clientes. |
| Administrativo sanitario o secretario médico | Citas, historias clínicas, facturación a mutuas y atención a pacientes. |
| Gestor de cobros | Controla impagados, reclama facturas vencidas y negocia planes de pago. |
Puestos de responsabilidad y dirección
| Cargo | Qué hace |
|---|---|
| Office manager | Gestiona la oficina en su conjunto: proveedores, instalaciones, material, apoyo a equipos y, a veces, parte de RR. HH. |
| Coordinador o jefe de administración | Dirige el equipo administrativo, fija procesos y plazos, revisa la facturación y los cierres. |
| Responsable administrativo-financiero | Contabilidad, tesorería, presupuestos e informes para la dirección. En pymes suele reunir todo el área. |
| Controller | Analiza costes y desviaciones, prepara presupuestos y cuadros de mando. Ver CV de controller financiero. |
| Director administrativo o de administración | Responsable de toda el área: estrategia, equipo, relación con bancos, auditores y asesores. |
| Director general o CEO | El máximo cargo ejecutivo. Define la estrategia de la empresa y responde ante la propiedad o el consejo. |
Algunos puestos que aparecen a menudo junto a los administrativos, como el project manager, el product manager o el account manager (gestor de cuentas), son en realidad de gestión de proyectos, producto o clientes. Comparten tareas de organización, pero no son puestos de administración en sentido estricto. Si buscas más nombres de cargos por sector, consulta el listado de títulos de trabajo.
¿Qué tareas administrativas son las más habituales?
Ejemplos de tareas que verás en casi cualquier oferta:
- Emitir y registrar facturas, albaranes y presupuestos.
- Controlar cobros y pagos y conciliar con el banco.
- Archivar y digitalizar documentación.
- Gestionar la agenda, reuniones y viajes.
- Atender a clientes y proveedores por teléfono, correo o en persona.
- Introducir y mantener datos en el ERP o el CRM de la empresa.
- Preparar informes y hojas de cálculo.
- Tramitar documentación con administraciones públicas (certificados, notificaciones electrónicas).
¿Qué estudios necesitas para trabajar en administración?
Formación Profesional
La familia de Administración y Gestión de FP tiene estos títulos oficiales, según TodoFP del Ministerio de Educación:
| Nivel | Título | Para qué puestos |
|---|---|---|
| Grado Básico | Título Profesional Básico en Servicios Administrativos | Auxiliar administrativo, ordenanza, grabador de datos |
| Grado Básico | Título Profesional Básico en Informática de Oficina | Grabador de datos, auxiliar de oficina |
| Grado Medio | Técnico en Gestión Administrativa | Administrativo, auxiliar administrativo, administrativo comercial, recepcionista |
| Grado Superior | Técnico Superior en Administración y Finanzas | Administrativo contable, técnico de nóminas, administrativo financiero, gestor de cobros |
| Grado Superior | Técnico Superior en Asistencia a la Dirección | Secretario de dirección, asistente ejecutivo, office manager |
Certificados de profesionalidad
Si ya trabajas o estás en paro, los certificados de profesionalidad de la familia Administración y gestión acreditan tu cualificación de forma oficial. Algunos de los más útiles, regulados por el Real Decreto 1210/2009 y el Real Decreto 645/2011:
| Código | Certificado | Nivel |
|---|---|---|
| ADGG0408 | Operaciones auxiliares de servicios administrativos y generales | 1 |
| ADGG0508 | Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos | 1 |
| ADGD0308 | Actividades de gestión administrativa | 2 |
| ADGG0208 | Actividades administrativas en la relación con el cliente | 2 |
| ADGG0108 | Asistencia a la dirección | 3 |
| ADGG0308 | Asistencia documental y de gestión en despachos y oficinas | 3 |
| ADGD0108 | Gestión contable y gestión administrativa para auditoría | 3 |
| ADGD0208 | Gestión integrada de recursos humanos | 3 |
Se cursan en centros acreditados y muchas convocatorias para personas desempleadas son gratuitas. Pregunta en tu servicio público de empleo.
Universidad
Para puestos de responsabilidad (jefe de administración, controller, director financiero) lo habitual es un grado en Administración y Dirección de Empresas, Economía, Finanzas y Contabilidad o Derecho, a veces con un máster.
¿Y en la administración pública?
Los puestos administrativos en ayuntamientos, comunidades autónomas o el Estado se consiguen por oposición. El Estatuto Básico del Empleado Público (art. 76) clasifica los cuerpos por la titulación que exigen:
- Subgrupo C2 (por ejemplo, auxiliar administrativo): Graduado en ESO.
- Subgrupo C1 (por ejemplo, administrativo): Bachiller o título de Técnico (FP de grado medio).
- Grupo A (por ejemplo, técnico de gestión o técnico de administración): título universitario de grado.
Cada convocatoria fija sus requisitos y temario.
¿Cómo poner tu cargo administrativo en el currículum?
- Usa el nombre del puesto que aparece en las ofertas. Si tu empresa te llamaba «técnico de back office» pero hacías facturación y cobros, pon «Administrativo (facturación y cobros)».
- Describe funciones con verbos y resultados: «Gestioné la facturación de 120 clientes mensuales sin incidencias» dice más que «Facturación».
- Añade herramientas concretas: el ERP, el nivel de Excel, el certificado digital.
- Ajusta a cada oferta. Muchas empresas filtran por palabras clave: revisa esta guía de CV compatible con ATS.
Para montar el CV puedes usar el creador de currículum online: es gratis (con registro) y descargas en Word o PDF.
